Jak svému šéfovi sdělit, že si s něčím nevíte rady (aniž byste si připadali neschopně)

Už třikrát jste dnes došli až před dveře šéfovy kanceláře, chystali jste se zaklepat, ale pak jste se místo toho otočili na podpatku a vrátili se ke svému stolu. Dali jste si práci s napsáním pěti různých verzí e-mailu, které jste vzápětí smazali, aniž byste je odeslali. Podezřele dlouho jste se motali u kávovaru kolem šéfa doufajíce, že seberete odvahu a promluvíte si s ním.
Proč? Narazili jste totiž na problém, který vám brání se soustředit na cokoli jiného a pohnout se z místa. A nejhorší na tom je, že nemáte nejmenší tušení, jak se s tímto problémem vypořádat.
Chtěli byste se proto se svým nadřízeným poradit o tom, jakým způsobem postupovat, ale zároveň se děsíte toho, že budete vypadat jako ňouma, který si neumí poradit, sotva se objeví nějaký menší problém.
A v hlavě vám stále dokola zní klasická rada, kterou jste zaslechli nespočetněkrát:
Vymyslet možné řešení, zajít s ním za šéfem a nechat si ho schválit.
V podstatě se jedná o vynikající strategii, tedy pokud víte, od čeho se odrazit. Jenomže vy jste ztracení úplně. Nemáte ani ponětí, čím začít, abyste se z ošemetné situace dostali, a to, že přijdete s kompletním návrhem řešení, je v tuto chvíli čirá fantazie.
Co teď s tím? Jak přiznat, že si nevíte rady, a přitom nevypadat jako nekompetentní a neschopný podřízený? Sepsali jsme pro vás pět kroků, které by vám mohly pomoci…

1. Zvolte si způsob
Vše hezky popořadě. Nejdřív ze všeho se musíte rozhodnout, jakou cestou svého nadřízeného zkontaktujete. Pošlete mu e-mail nebo si s ním radši promluvíte osobně?
Vyřešit celou věc pomocí e-mailu se zdá nepochybně lákavé, protože se tak vyhnete pohledu na výraz svého šéfa, když se budete přiznávat, že jste v podstatě neschopný idiot. V případě neurgentních záležitostí je to určitě dobrá volba. Navíc můžete do e-mailu v klidu uvést všechny potřebné informace, které by po vás při osobním setkání šéf vyžadoval ve spěchu (a vy jste z toho byli ve stresu).
Ale co když se jedná o záležitost, která z různých příčin nesnese odkladu? V tom případě, stejně jako při řešení jakékoli jiné vážnější záležitosti, je lepší promluvit si tváří v tvář.

2. Dejte dohromady fakta
Představte si, že jen tak vplujete do šéfovy kanceláře a nonšalantně prohodíte: „Hele, šéfe, někde tady v budově hoří. Mohl byste jít ten požár uhasit?“
Dotyčný na vás bude mít s velkou pravděpodobností pár otázek, než začne jednat. Co požár způsobilo? Už se ho někdo pokoušel uhasit? Proč tato situace vznikla?
I když nemáte připravené potenciální řešení, nemůžete přijít do šéfovy kanceláře bez potřebných informací a kontextu. Váš nadřízený bude potřebovat znát pozadí daného problému, aby celé situaci lépe porozuměl a mohl vám pomoci s řešením.
Než se tedy vrhnete do jámy lvové, zamyslete se a odpovězte si na následující otázky:
• Jak jste se do této situace dostali?
• Udělali jste nějaké chyby, které situaci zhoršily?
• Jsou do této záležitosti zapleteny ještě další strany, o kterých by měl váš nadřízený vědět?
• Existují nějaké dokumenty, s jejichž obsahem by se měl váš nadřízený seznámit, aby si mohl celou situaci zasadit do potřebného kontextu?
Když se předem vyzbrojíte všemi těmito informacemi, bude patrné, že vám nejde jen o to přehodit problém na někoho jiného. Sice nemáte řešení, ale alespoň jste si dali práci se shromážděním všech relevantních faktů.

3. Vysvětlete potenciální rizika
Není to pro nic za nic, že jste se rozhodli se svým problémem obrátit na nadřízeného – kromě toho, že si nevíte rady s řešením, si totiž také uvědomujete, že pokud byste udělali chybný krok, mohlo by to mít dalekosáhlé důsledky.
Je tudíž nezbytné, abyste vysvětlili potenciální rizika, která se s řešením problému pojí, a odůvodnili tak, proč celou záležitostí šéfa zatěžujete. Začíná být nějaký váš důležitý klient opravdu naštvaný? Je ohrožena reputace firmy?
Většina nadřízených kvituje, když se seznámí se situací dříve, než začne eskalovat. Proto je pravděpodobné, že váš šéf bude rád, že jste se na něj v daném okamžiku obrátili a nečekali, až problém naroste do obřích rozměrů.

4. Odolejte nutkání se omlouvat
To, že si nevíte rady, může zraňovat vaše ego. Ale buďte k sobě trochu shovívaví a mějte na mysli, že ať už jste nováček nebo jste na své pozici několik let, nečeká se, že budete vědět úplně všechno. Právě proto přeci máte nadřízeného, jehož úkolem je v takovýchto situacích vás vést a poradit vám.
I když se třeba cítíte trapně, odolejte potřebě se stále dokola omlouvat za něco, co pokládáte za svou nevědomost. Místo toho se zaměřte na to, abyste maximálně využili pomoci svého nadřízeného a vyjádřete mu vděčnost za jeho postřehy.
Praktický příklad:
Místo věty „Ještě jednou se omlouvám, že vás s tímhle musím otravovat, ale nevím si rady.“
zkuste říci něco v tomto smyslu:
„Velmi si vážím vaší pomoci při hledání optimálního řešení pro tohoto našeho klienta.“

5. Dělejte si poznámky
Skutečnost, že narazíte na nějaký problém a nevíte si s ním rady, je naprosto pochopitelná a omluvitelná. Ale pokud se s tím samým problémem budete na svého nadřízeného obracet stále dokola, pravděpodobně si tak začnete vytvářet pověst nesamostatného a neschopného podřízeného, které se přitom tak zoufale snažíte vyhnout.
V okamžiku, kdy vám šéf ukáže, jak vyřešit problém, ve kterém se topíte, nezapomeňte si vše zdokumentovat. Veďte si poznámkový blok, kam si budete zaznamenávat nástin řešení situací, kterým byste mohli být kdykoli v budoucnosti opět vystaveni.
Díky tomuto opatření budete napříště schopni samostatnějšího rozhodování, když se vyskytne problém, se kterým jste se již dříve setkali.

Když se dostanete do situace, kdy se musíte jít poradit se svým nadřízeným o problému, se kterým si nevíte rady, může to zasadit ránu vašemu sebevědomí – a zejména v případě, kdy vás navíc ještě trápí, jak to celé zaonačit.
Ale to je život. Neznáte odpověď na všechno a čas od času pravděpodobně budete potřebovat využít přehledu a zkušeností svého nadřízeného, abyste se dostali z nějaké ošemetné situace.
Takže se zhluboka nadechněte, držte se výše uvedených rad a odhodlejte se zaklepat na dveře svého šéfa. Vsadíme se, že budete příjemně překvapeni, jak bude vaše konverzace nakonec probíhat.

Článek byl převzat z webu The Muse

Komentáře

Přidat komentář